Öffentliches Verfahrensverzeichnis

ANGABEN  ZUR  VERANTWORTLICHEN STELLE

1. Name der verantwortlichen Stelle:  

Steuerkanzlei  Kofer & Zech
   

2. Leiter der verantwortlichen Stelle

Karl-Heinz Kofer, Steuerberater
Dipl.-Kfm. Martin Zech, Steuerberater
   

3. Anschrift der verantwortlichen Stelle

Alte Forstlahmer Straße 22
95326 Kulmbach


Telefon:  09221 973–196
Telefax:  09221 973–120
Mailto:    info@kofer-zech.de
Internet: www.kofer-zech.de
    

 

4. Umsetzung des Datenschutzes

Die Kanzlei Kofer & Zech ist eine Steuerberatungskanzlei, die sich mit der steuer-
rechtlichen und finanzbuchhalterischen Betreuung unserer Mandanten beschäftigt.
Der Schutz personenbezogener Daten ist der Kanzlei daher ein besonders wichtiges
Anliegen. Deshalb beachtet die Kanzlei bei allen Aktivitäten und Kundenkontakten die anwendbaren Rechtsvorschriften zum Schutz personenbezogener Daten und zur Daten-sicherheit.


ANGABEN ZU DEN VERFAHREN AUTOMATISIERTER
VERARBEITUNG


5. Zweck der Datenerhebung, -verarbeitung oder -nutzung

Betrieb einer Steuerberatungskanzlei mit den dazugehörigen Geschäftszwecken.
Insbesondere mit Erhebung, Verarbeitung, Nutzung und ggf. Übermittlung von personenbezogenen Daten zum Zweck der steuerlichen und betriebswirtschaftlichen
Beratung und Erfüllung der steuerlichen und betriebswirtschaftlichen Pflichten.
Vertretung in behördlichen und gerichtlichen Verfahren im Zuge der Aufgaben-
erfüllung der Kanzlei.

Datenverarbeitungsverfahren im Einzelnen: Betriebliches Rechnungswesen (Finanzbuchhaltung), Betriebliches Rechnungswesen (Jahresabschluss), Betriebliches Rechnungswesen unterstützende Verfahren (Kostenrechnung, Anlagenbuchhaltung), Abschlussprüfung, Personalwirtschaft, Personalwirtschaft Auswertungen und Bescheini-
gungen, Personalwirtschaft unterstützende Verfahren (Fahrtenbuch, Reisekosten),
Private Steuerberatung, Betriebliche Steuerberatung, Wirtschaftsberatung, Stammdaten-verwaltung, Dokumentenmanagement, Zeit- und Leistungsaufschreibung, Fakturierung
von Leistungen, internes Controlling, Postein- und -ausgang/Fristenkontrolle, Benutzerverwaltung, Internetauftritt, Bewerbung.

6. Betroffene Personengruppen und Datenkategorien

Zur Erfüllung der unter Prozesspunkt 3 genannten Zwecke werden zu folgenden
Gruppen im Wesentlichen die im Folgenden aufgeführten personenbezogenen Daten
bzw. Datenkategorien erhoben, verarbeitet oder genutzt.

Mandanten:
- steuerlich relevante Daten, 
-
Daten der Finanzbuchhaltung,
- Daten, die zur Lohnbuchhaltung benötigt werden,
- Adressen und allgemeine Kommunikations- und Kontaktdaten, Ansprechpartner
Auftrags-, Vertrags- und Zahlungsdaten sowie Bankverbindungen
- Daten zur lT-Kommunikation
- Abrechnungs- und Leistungsdaten
- Betreuungsinformationen

Interessenten:
- Adressen und allgemeine Kommunikationsdaten, Ansprechpartner
- Kontaktdaten
- Betreuungsinformationen
- Daten zur IT-Kommunikation

Mitarbeiter:
Adressen und allgemeine Kommunikationsdaten
- Personaldaten für die Personalverwaltung, u.a. Bewerbungsunterlagen und 
  Arbeitsvertragsdaten
 
Lohnabrechnungsdaten
- Bankverbindungen
- Daten zum Zweck der Eingabekontrolle

Bewerber:
Adressen und allgemeine Kommunikationsdaten
- im Wesentlichen Bewerbungsdaten (Angaben zum beruflichen Werdegang,
  zur Ausbildung, Qualifikationen)
- Unterlagen von abgelehnten Bewerbern werden nicht vorgehalten
 
Lieferanten, Dienstleister, Vertragspartner: 
- Adressen und allgemeine Kommunikationsdaten
- Kontaktdaten
- Vertrags- und Zahlungsdaten, auch Bankverbindungen
- Daten zur lT-Kommunikation

Öffentliche Behörden:
Adressen und allgemeine Kommunikationsdaten, Ansprechpartner
- Kontaktdaten
- Bankverbindungen
- Daten zur IT-Kommunikation

Nicht-öffentliche Stellen
Adressen und allgemeine Kommunikationsdaten, Ansprechpartner
- Kontaktdaten
- Daten zur IT-Kommunikation

7.  Empfänger, denen die Daten mitgeteilt werden können.

Interne Empfänger:

Die personenbezogenen Daten der Betroffenen werden durch Mitarbeiter
innerhalb des Kanzleigebäudes sowie an vorhandenen Heimarbeitsplätzen und
an den Zweigstellen bearbeitet. Es handelt sich dabei um interne Stellen, die an
der Ausführung des jeweiligen Geschäftsprozesses beteiligt sind. Des Weiteren
setzt die Kanzlei freie Mitarbeiter ein.

Öffentliche Empfänger:
- Finanzbehörden,
- Gemeinden, Städte, Kreise
- Sozialversicherungsträger, u.a. Krankenkassen, Rentenversicherung,
  Bundesknappschaft, Berufsgenossenschaft
- Statistische Ämter,
- Elektronischer Bundesanzeiger
Arbeitsämter und Förderstellen
- Verbände und Kammern

erhalten Daten aufgrund gesetzlicher Vorschriften. Förderstellen erhalten Daten
nach vorheriger Autorisierung der Datenweitergabe durch den Betroffenen. Im Einzelfall, bspw. bei gerichtlichen Verfahren, erfolgt eine Auskunftserteilung an Gerichte.

Nicht-öffentliche Empfänger:
Versicherer der betroffenen Personen,
- Kreditinstitute,
- ggf. Anteilseigner,
- Vertragspartner oder möglicherweise zukünftige Vertragspartner der
   betroffenen Personen
- ggf. Interessen-Verbände

erhalten Daten ausschließlich nach vorheriger Autorisierung der Datenweitergabe durch die Betroffenen. Im Einzelfall erfolgt eine Datenübermittlung an Rechts-
anwälte bei gerichtlichen Verfahren.

Empfänger, denen die Daten prozessbedingt mitgeteilt werden können:

Die Kanzlei Kofer & Zech arbeitet mit Auftragsdatenverarbeitern zusammen, die
einen Teil der Datenverarbeitung als Auftragsdatenverarbeitung bzw. Datenarchivierung übernehmen:
- Rechenzentrumsdienstleistungen der DATEV eG
EDV-Dienstleister zur Wartung der Hard- sowie Software und Entsorgung von
  Datenträgern
- Aktenvernichtungsunternehmen
- Unternehmen zur Wartung der Kanzleidrucker
- Unternehmen zur Wartung der TK-Anlage
- Unternehmen zum Hosting der Webseiten
- Unternehmen zur Erstellung der Webseiten

Die Datenverarbeitung im Auftrag erfolgt ausschließlich im Rahmen der weisungsgebundenen Auftragsbearbeitung nach § 11 BDSG.

Die Kanzlei arbeitet mit Kooperationspartnern zusammen, die ausschließlich
nach Beauftragung durch die Betroffenen personenbezogene Daten erhält und verarbeitet:

Notare und Rechtsanwälte
- Wirtschaftsprüfer
- Unternehmensberater

Weitere Dienstleister, die durch die Kanzlei beauftragt werden:

Die Kanzlei Kofer & Zech beauftragt folgende Dienstleister, die jedoch keinen originären Zugriff auf Daten erhalten: 
Reinigungsunternehmen
- Dienstleister im Handwerk (hausnahe Dienstleistungen)
- Getränkelieferant
- Büromateriallieferant

Verschwiegenheitsverpflichtung der möglichen Empfänger:

Alle Mitarbeiter der Kanzlei sind auf die Wahrung des Datengeheimnisses und
des Datenschutzes nach § 5 BDSG sowie auf die besondere berufsständische Verschwiegenheit verpflichtet. Die Dienstleister der Kanzlei sind durch analoge gesetzliche oder vertragliche Regelungen ebenfalls zu entsprechender Verschwiegenheit verpflichtet.

8.  Lösch- und Aufbewahrungsfristen

 

Nach Ablauf der gesetzlichen oder vertraglichen Aufbewahrungsfristen werden
Daten gelöscht, wenn die oben genannten Zwecke entfallen sind. Zur Abwehr möglicher Haftungsansprüche können Daten im Einzelfall länger aufbewahrt
werden.

9.  Geplante Datenübermittlung in Drittstaaten (außerhalb EU/EWR):

Es werden keine Datenübermittlungen an Dritte in Drittstaaten durchgeführt.
Sofern eine Datenübermittlung in Drittstaaten in Ausnahmefällen erforderlich
sein sollte, erfolgt diese nur nach Maßgabe der gesetzlichen Zulässigkeitsvor-  schriften gemäß §§ 4b und 4c BDSG. Im Einzelfall werden die Einverständnis-erklärungen der Betroffenen eingeholt.


10.  Kontakt zum Datenschutzbeauftragten der Kanzlei

 

Frau Christiane Taupitz

DATEV eG, Nürnberg

Telefon: (09221) 973-196

E-Mail: info@kofer-zech.de